Gift register (hediye kayıt defteri), bir şirketin aldığı ve verdiği tüm hediye ve ağırlamaların sistematik olarak kaydedildiği kütüktür. ISO 37001 gibi standartlar bu kaydın tutulmasını açıkça bekler; ancak asıl soru kaydın nasıl tutulacağıdır. Excel dosyaları hâlâ yaygın olsa da, denetlenebilirlik ve veri güvenliği açısından ciddi zayıflıklar taşır.
Gift register nedir, hangi bilgileri içermeli?
Eksiksiz bir hediye kayıt defteri, en az şu alanları içermelidir:
- Beyan tarihi ve hediye/ağırlamanın gerçekleştiği tarih.
- Karşı taraf (kişi/kurum) ve iş ilişkisinin niteliği.
- Hediye/ağırlamanın türü ve tahmini parasal değeri.
- Beyan gerekçesi, verilen karar (kabul/ret) ve onaylayan kişi.
Excel'de hediye kaydı tutmanın riskleri
- Version control sorunu: paylaşılan dosyanın hangi kopyasının güncel olduğu genellikle belirsizleşir.
- Erişim ve KVKK güvenliği: paylaşılan Excel dosyalarında kişisel veriler kontrolsüz biçimde çoğalabilir.
- Otomatik uyarı eksikliği: eşik aşımı elle takip edilir, bu da insan hatasına açıktır.
- Zayıf denetim izi: kimin, ne zaman, hangi satırı değiştirdiği çoğu zaman izlenemez.
- Manuel raporlama: dönemsel özet ve trend raporları elle hazırlanır, bu da hataya ve gecikmeye açıktır.
Dijital platforma geçişin somut faydaları
- Gerçek zamanlı, merkezi ve tek bir doğru kaynak (single source of truth).
- Eşik aşımının otomatik olarak tespit edilip onay akışına yönlendirilmesi.
- Değiştirilemez (veya değişikliği izlenebilir) bir denetim izi.
- Rol bazlı erişim kontrolü ile KVKK uyumlu veri yönetimi.
- Hazır, güncel raporlama; dönem sonu için ayrıca tablo hazırlamaya gerek kalmaz.
ISO 37001'in gift register'dan beklentisi
Daha önce ele aldığımız ISO 37001 Madde 8.7 rehberimizde detaylandırdığımız gibi, standardın 2025 revizyonu hediye ve ağırlama kayıtlarının belgelendirilmesine ilişkin beklentiyi güçlendirmiştir. Denetçiler yalnızca bir kaydın var olup olmadığına değil, kaydın tutarlı, erişilebilir ve geriye dönük olarak doğrulanabilir olup olmadığına da bakar; bu da Excel tabanlı kayıtların zayıf noktasıdır.
EthicAll'ın merkezi kayıt defteri özelliği
EthicAll'ın Hediye ve Ağırlama modülü, tüm beyanları merkezi bir kayıt defterinde ve denetime hazır biçimde saklar; dijital beyan/onay formuyla toplanan her kayıt otomatik olarak bu deftere işlenir ve raporlama için ayrıca manuel çalışma gerekmez. Kurumsal hediye politikanızı sıfırdan kurmak isterseniz Hediye ve Ağırlama Politikası Nasıl Hazırlanır? rehberimizle başlayabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Gift register (hediye kayıt defteri) nedir?
Bir şirketin aldığı ve verdiği tüm hediye ve ağırlamaların; tarih, taraf, tür, tahmini değer, gerekçe ve karar bilgileriyle birlikte sistematik olarak kaydedildiği kütüktür.
Hediye kaydını Excel'de tutmak neden risklidir?
Excel dosyalarında version control sorunu, KVKK açısından kontrolsüz veri paylaşımı, otomatik uyarı eksikliği, zayıf denetim izi ve manuel/hataya açık raporlama gibi riskler bir arada bulunur.
Dijital gift register'a geçmenin en somut faydası nedir?
Eşik aşımının otomatik tespit edilip onay akışına yönlendirilmesi ve değişikliği izlenebilir bir denetim izinin oluşmasıdır; bu iki özellik Excel'de pratik olarak sağlanamaz.
ISO 37001 gift register'dan ne bekler?
Standart, hediye ve ağırlamalara ilişkin belgelenmiş bir kayıt süreci bekler; 2025 revizyonu bu kaydın tutarlı, erişilebilir ve geriye dönük doğrulanabilir olması beklentisini güçlendirmiştir.
EthicAll'ın gift register özelliği nasıl çalışır?
Dijital beyan/onay formuyla toplanan her kayıt otomatik olarak merkezi bir kayıt defterine işlenir; tüm kayıtlar denetime hazır biçimde saklanır ve raporlama için ayrıca manuel çalışma gerekmez.
Bu makale bilgilendirme amaçlı hazırlanmıştır. Hukuki tavsiye niteliği taşımaz.
